Jak wybrać pierwszą rzecz do zautomatyzowania, żeby miało to sens i nie zamieniło się w projekt bez końca.
Najczęstszy błąd na początku to wybranie rzeczy najbardziej skomplikowanej, bo „najwięcej na niej zyskamy". Taki projekt ciągnie się miesiącami, dotyka wszystkich w firmie i kończy się rozwiązaniem, którego nikt nie rozumie. Znacznie lepiej zacząć od czegoś nudnego i powtarzalnego, co ma jasny początek i koniec.
Trzy cechy dobrego pierwszego kroku
Po pierwsze, powtarza się często — codziennie albo kilka razy w tygodniu. Po drugie, przebiega według reguł, które da się zapisać zdaniami zaczynającymi się od „jeśli", bez odwoływania się do wyczucia. Po trzecie, opiera się na danych zapisanych gdzieś w systemie, a nie w czyjejś głowie albo w treści rozmowy telefonicznej.
Rzeczy spełniające te trzy warunki to zwykle: obsługa zgłoszeń z formularza, przypomnienia o terminach i płatnościach, przenoszenie danych z jednego programu do drugiego oraz wysyłka tych samych wiadomości po każdym nowym kontakcie.
Policz stan wyjściowy, zanim cokolwiek zmienisz
Zanim cokolwiek powstanie, warto przez tydzień notować, ile razy dana rzecz się dzieje i ile czasu zabiera. Nie chodzi o efektowną liczbę do prezentacji, tylko o punkt odniesienia. Bez niego po wdrożeniu nie odpowiesz sobie uczciwie na pytanie, czy było warto, ani nie zdecydujesz, co robić dalej.
Opisz wyjątki, nie tylko główną ścieżkę
Główną ścieżkę wszyscy znają i zwykle jest prosta. Cała trudność siedzi w wyjątkach: ktoś odpisuje dwa razy, plik przychodzi w dziwnym formacie, zamówienie zostaje anulowane po wystawieniu dokumentu. To one decydują o tym, czy automat przetrwa zderzenie z rzeczywistością, więc spisujemy je jeszcze przed budową.
Jedna rzecz na raz
Pierwszą rzecz doprowadzamy do końca: budowa, testy na prawdziwych danych, uruchomienie, szkolenie i kilka tygodni obserwacji. Dopiero potem bierzemy kolejną. Następne idą szybciej, bo dostępy i ustalenia są już za nami, a Ty zdążyłeś zobaczyć, jak to działa w praktyce.